Администрация
ЗАТО Северск

В соответствии со статьей 42 Устава городского округа ЗАТО Северск Томской области, в целях оптимизации процессов муниципального управления на территории ЗАТО Северск, совершенствования нормативного правового акта

ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Внести в постановление Администрации ЗАТО Северск от 22.10.2025 № 2595-па «О комплексной системе бережливого управления на территории ЗАТО Северск» следующие изменения:
в Положении о комплексной системе бережливого управления в органах и структурных подразделениях Администрации ЗАТО Северск, подведомственных Администрации ЗАТО Северск учреждениях, утвержденном указанным постановлением:
1) пункт 3 изложить в следующей редакции:
«3. Целью внедрения в подразделениях администрации бережливого управления является достижение устойчивого повышения эффективности и качества деятельности подразделений администрации, которая включает в себя:
1) повышение уровня удовлетворенности граждан и организаций результатами деятельности подразделений администрации путем улучшения качества предоставляемых услуг и снижения административных барьеров;
2) сокращение потерь материальных, финансовых и временных ресурсов, затраченных на реализацию проектов, за счет оптимизации процессов и выявления резервов повышения производительности труда;
3) обеспечение оказания услуг в установленные сроки;
4) увеличение общей результативности и эффективности функционирования подразделений администрации за счет повышения производительности ведомственных процессов;
5) совершенствование внутренней структуры подразделений администрации и улучшение методов управления, упрощение взаимодействия структурных подразделений и повышение скорости принятия обоснованных управленческих решений;
6) организация методического сопровождения проектов и создание единой стратегии и стандартов исполнения проектов, позволяющих обеспечить согласованность действий подразделений администрации и повысить общую эффективность работы.»;
2) подпункт 9 пункта 9 изложить в следующей редакции:
«9) в целях обеспечения эффективной работы и быстрой коммуникации команды на стадии разработки проекта формирует презентацию, в которой по мере формирования последовательно размещается следующая информация:
а) карточка проекта;
б) карта текущего состояния процесса проекта;
в) перечень проблем в рамках реализации процесса, выявленных в ходе разработки карты текущего состояния процесса;
г) карта целевого состояния процесса проекта;
д) утвержденный план мероприятий по реализации проекта;
е) мониторинг реализации плана мероприятий по реализации проекта;
ж) результат реализации проекта;
з) иные дополнительные материалы.»;
3) пункт 10 изложить в следующей редакции:
«10. Реализация проектов в подразделениях администрации осуществляется в соответствии с Методическими рекомендациями по внедрению системы бережливого управления в органах и структурных подразделениях Администрации ЗАТО Северск, подведомственных Администрации ЗАТО Северск учреждениях согласно приложению 5 и включает в себя следующие этапы:
1) инициацию проекта: определение проблемы и выбор темы проекта, определение периметра проекта и границ процесса, анкетирование заказчиков проекта, разработка карточки проекта, анализ заинтересованных сторон в реализации проекта, формирование команды проекта, разработка графика этапов проекта, проведение совещания в соответствии с Регламентом работы Администрации ЗАТО Северск, утвержденным распоряжением Мэра ЗАТО Северск от 04.05.2021 № 34-рм «Об утверждении Регламента работы Администрации ЗАТО Северск» (далее – установочное совещание, регламент работы Администрации), и утверждение протокола, в котором отражается решение об инициации проекта;
2) диагностику процесса и разработку его целевого состояния: разработка карты текущего состояния процесса, сбор фактических данных, разработка карты целевого состояния процесса, определение путей достижения целевого состояния и целевых значений показателей процесса, анализ влияния предлагаемых решений, определение рисков;
3) формирование плана мероприятий по реализации проекта;
4) реализацию плана мероприятий по реализации проекта в целях достижения целевых значений показателей проекта;
5) закрытие проекта: мониторинг достигнутых результатов проекта, анкетирование заказчиков проекта, оценка результатов проекта и проведение завершающего совещания в соответствии с регламентом работы Администрации, утверждение протокола, в котором отражается решение о закрытии проекта.»;
4) подпункт 2 пункта 12 изложить в следующей редакции:
«2) экономия ресурсов, снижение потерь в процессах, улучшение качества и эффективности процессов, максимальное увеличение полезности продуктов для клиента в результате реализации проекта;»;
5) пункт 17 изложить в следующей редакции:
«17. По результатам разработки карты целевого состояния процесса в срок до 10 рабочих дней формируется проект плана мероприятий по реализации проекта (далее – План) согласно приложению 3, который включает в себя перечень выявленных проблем, ключевых факторов их возникновения, а также комплекс мероприятий, направленных на их устранение с целью достижения запланированного целевого состояния процесса.»;
6) дополнить приложением 5 следующего содержания:

«Приложение 5

к Положению о комплексной системе бережливого управления в органах и структурных подразделениях Администрации ЗАТО Северск, подведомственных Администрации ЗАТО Северск учреждениях

                                                                                                                                                                

                                                                    МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ
по внедрению системы бережливого управления в органах и структурных подразделениях Администрации ЗАТО Северск, подведомственных Администрации ЗАТО Северск учреждениях

1. Методические рекомендации по внедрению системы бережливого управления в органах и структурных подразделениях Администрации ЗАТО Северск, подведомственных Администрации ЗАТО Северск учреждениях (далее – Методические рекомендации) подготовлены с целью методологического обеспечения комплексного подхода к работе с проектами по оптимизации рабочих процессов для обеспечения бережливого управления в подразделениях администрации (далее – проект) с учетом требований Положения о комплексной системе бережливого управления в органах и структурных подразделениях Администрации ЗАТО Северск, подведомственных Администрации ЗАТО Северск учреждениях, утвержденного постановлением Администрации ЗАТО Северск от 22.10.2025 № 2595-па «О комплексной системе бережливого управления на территории ЗАТО Северск» (далее – Положение).
2. Методические рекомендации устанавливают детальные требования к разработке проектов.
3. Понятия, используемые в Методических рекомендациях, соответствуют определениям, данным в Положении.
4. На этапе инициации проекта необходимо:
1) определить проблему, на решение которой будет направлена реализация проекта;
2) выбрать тему проекта и сформулировать наименование проекта;
3) определить периметр проекта (все подразделения, отделы организации/учреждения, задействованные в процессе) и границы проекта (начальный и конечный этапы процесса/фрагмента процесса, в котором будут проводиться улучшения и измерение целевых значений показателей);
4) провести анкетирование заказчика процесса (сотрудники или организации/учреждения, использующие результаты процесса) по прилагаемой форме, сформировать сводные результаты анкетирования, указав количество опрошенных человек и подразделения/организации, участвующие в анкетировании;
5) разработать карточку проекта. Карточка проекта включает в себя 4 блока:
а) блок 1: вовлеченные лица и рамки проекта.
В данном блоке могут быть отражены:
- заказчик процесса, заказчик проекта (лицо, инициирующее проект, заинтересованное в его реализации);
- владелец процесса (руководитель структурного подразделения организации/учреждения, который управляет процессом и несет ответственность за его результат и эффективность);
- периметр проекта;
- границы проекта;
- руководитель проекта (руководитель подразделения администрации, который отвечает за достижение целей проекта и осуществляет его оперативное управление);
- команда проекта (группа работников организации/учреждения, которые совместно несут ответственность перед организацией/учреждением за достижение результатов проекта);
б) блок 2: обоснование выбора.
В данном блоке могут быть отражены аспекты, касающиеся оценки рисков и масштабности процесса, неудовлетворенности внешних и внутренних заказчиков, проблем и сложностей процесса. При этом под ключевым риском понимается событие, которое может произойти, если выбранный процесс не будет оптимизирован (срыв сроков, санкции, штрафы и т.д.). Корректное обоснование для инициации проекта поможет сформулировать реальные цели проекта и снизить количество вопросов при защите проекта;
в) блок 3: целевые показатели проекта.
В данном блоке отражаются наименование целевых показателей проекта, их текущее и целевое значения. Цели должны быть конкретными, измеримыми, достижимыми, реалистичными и ограниченными во времени, они должны быть направлены на решение проблем в процессе и взаимосвязаны с аргументами из блока 2.
В целях не должно быть «лозунгов», например, «повысить эффективность работы персонала».
Кроме того, в блоке не должно быть информации о мероприятиях, направленных на улучшение процесса, например, регламентация сроков, автоматизация и т.п.;
г) блок 4: ключевые события.
В данном блоке отражаются наименование этапа и длительность ключевых событий проекта:
- старт проекта – конкретная календарная дата;
- диагностика и целевое состояние – период времени, в котором начальная дата совпадает с начальной датой периода времени, выделяемого на разработку карты текущего состояния процесса, а конечная – с конечной датой периода, выделяемого на разработку карты целевого состояния процесса;
- внедрение улучшений – период времени;
- закрепление результатов и закрытие проекта – период времени, в котором конечная дата совпадает с конкретной календарной датой завершающего совещания;
6) проанализировать заинтересованность сторон в реализации проекта;
7) сформировать команду проекта;
8) разработать график этапов проекта;
9) провести установочное совещание. Установочное совещание включает в себя следующие этапы:
а) подготовка плана проведения установочного совещания:
- определение целей и задач установочного совещания;
- формирование повестки установочного совещания, включающую основные темы для обсуждения;
- определение состава участников установочного совещания;
б) подготовка информационных материалов – сбор всех необходимых данных, материалов и документов, которые планируются к обсуждению на установочном совещании;
в) подготовка презентации и других визуальных материалов;
г) приглашение участников установочного совещания – необходимо направить приглашения всем участникам установочного совещания с указанием места, даты и времени проведения установочного совещания, повестки; а также убедиться, что все участники получили приглашения и подтвердили свое участие;
д) проведение установочного совещания. Установочное совещание необходимо начать с краткого введения в тему совещания, представить участников друг другу, в продолжение необходимо обсудить цели и задачи проекта, представить план проекта и роли участников проекта, провести обсуждение и согласование ключевых моментов, касаемых разработки и реализации проекта;
е) получение обратной связи – необходимо получить обратную связь от участников по поводу их мнения о ключевых проблемах проекта и предлагаемых решениях, зафиксировать все комментарии и предложения.
5. На этапе диагностики процесса и разработки его целевого состояния необходимо:
1) разработать карту текущего состояния процесса, которая является основой для анализа фактических данных и определения вариантов достижения целевого состояния процесса;
2) разработать карту целевого состояния процесса, определить пути достижения целевого состояния и целевых значений показателей процесса, проанализировать влияние предлагаемых решений на результат проекта, определить риски возможного недостижения результатов проекта.
6. На этапе формирования плана мероприятий по реализации проекта (далее – план) необходимо:
- сформулировать проблемы – то, что отрицательно влияет на процесс;
- определить причины возникновения проблем;
- сформировать перечень мероприятий, направленных на решение проблем и достижение результатов проекта – отразить этапность и последовательность мероприятий, которые приведут к достижению ожидаемого результата;
- определить ответственных за реализацию мероприятий, сроки достижения результатов;
- сформулировать ожидаемые результаты реализации мероприятий.
7. Реализация плана в целях достижения целевых значений показателей проекта производится четко в соответствии с этапами и сроками, утвержденными в плане. Для контроля сроков необходимо проводить мониторинг реализации плана.
8. Закрытие проекта происходит по итогам защиты проекта на завершающем совещании под председательством Мэра ЗАТО Северск. Итоги защиты проекта утверждаются протоколом, в котором отражается решение о закрытии проекта.
9. Руководителям подразделений администрации рекомендуется формировать и реализовывать проекты, направленные улучшение процессов, по которым Администрацией ЗАТО Северск были получены негативные обращения граждан, либо по которым поступила информация из Центра управления регионом Томской области (далее – ЦУР) и платформы обратной связи.
10. Взаимодействие ЦУР с Администрацией ЗАТО Северск осуществляется в целях обеспечения своевременного и качественного рассмотрения обращений граждан и организаций, поступающих в ЦУР, а также принятия мер по устранению выявленных проблем и предотвращение аналогичных ситуаций в будущем. При этом под обращением следует понимать любое сообщение гражданина или организации, содержащее жалобу, предложение или запрос относительно качества предоставляемых государственных/муниципальных услуг, состояния инфраструктуры региона и иных аспектов жизнедеятельности населения, а под проблемой – ситуацию, препятствующую нормальному функционированию системы предоставления государственных/муниципальных услуг или ухудшающая качество жизни населения.
Прием обращений от ЦУР осуществляется работником Отдела информационной политики Администрации ЗАТО Северск, после чего обращение направляется для первичного анализа в соответствующие орган или структурное подразделение Администрации ЗАТО Северск.
Первичный анализ обращения проводится в целях определения степени срочности и приоритетности решения проблемы. В зависимости от характера проблемы, степени ее важности руководителем подразделения администрации принимается решение о включении обращения в работу, в том числе рассмотрение возможности инициации проекта по обращению.
В случае, если по обращению, поступившему от ЦУР, инициирован и реализован проект, то данный проект заносится в реестр проектов, реализованных в рамках поступивших от ЦУР или в Администрацию ЗАТО Северск обращений граждан (далее – реестр).
Реестр является основой для анализа своевременного реагирования на возникающие проблемы и позволяет обеспечить прозрачность и эффективность взаимодействия ЦУР и Администрации ЗАТО Северск.
                                                                                                                                                                            Форма


                                                                                         АНКЕТА
                                                                                 заказчика процесса

________________________________________________________________________________
(наименование процесса, по которому проводилось анкетирование)

                                                                                                                                                                               ».
2. Опубликовать постановление в средстве массовой информации «Официальный бюллетень муниципальных правовых актов ЗАТО Северск» и разместить на официальном сайте Администрации ЗАТО Северск в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» (https://зато-северск.рф).






Мэр ЗАТО Северск                Н.В.Диденко